Documento institucional para el tratamiento de información personal
- Objeto
La presente Política establece los principios, criterios, finalidades, derechos y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales realizado por el Consejo Comunitario de las Comunidades Negras de Zabaletas – CCCN Zabaletas.
Su aplicación busca garantizar el derecho de las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas y asegurar que el tratamiento se realice de manera legítima, segura, transparente y proporcional.
- Alcance
Esta política aplica a las bases de datos, archivos y sistemas de información que contengan datos personales y sean administrados por CCCN Zabaletas, directamente o mediante terceros encargados.
- Identificación del responsable
Razón o nombre institucional: Consejo Comunitario de las Comunidades Negras de Zabaletas – CCCN Zabaletas.
NIT: 900650757-1.
Dirección: KM 74 vía Buga – Buenaventura / Corregimiento Sabaletas – Dabua.
Correo: consejocomunitariodesabaletas@gmail.com.
Teléfono: 3145121649.
Sitio web: https://cccnzabaletas.org.
- Marco normativo
Constitución Política de Colombia, artículo 15.
Ley 1581 de 2012.
Decreto 1074 de 2015.
Demás normas, instrucciones o disposiciones que modifiquen, adicionen, reglamenten o sustituyan las anteriores.
- Principios aplicables
Legalidad.
Finalidad.
Libertad.
Veracidad o calidad.
Transparencia.
Acceso y circulación restringida.
Seguridad.
Confidencialidad.
- Categorías de titulares
Donantes y potenciales donantes.
Beneficiarios y familias atendidas.
Representantes de comunidades.
Voluntarios.
Proveedores y contratistas.
Aliados y representantes de entidades públicas o privadas.
Visitantes y usuarios del sitio web.
Personas que contacten a CCCN Zabaletas.
Equipo de trabajo y colaboradores, cuando corresponda.
- Finalidades del tratamiento
7.1. Donantes
Gestionar y verificar donaciones.
Emitir confirmaciones o comprobantes.
Mantener registros administrativos, financieros y contables.
Prevenir fraude y transacciones no autorizadas.
Atender solicitudes, consultas y reclamaciones.
Cumplir obligaciones legales y tributarias aplicables.
Mantener trazabilidad sobre los recursos recibidos y ejecutados.
Enviar comunicaciones institucionales únicamente cuando exista autorización.
7.2. Beneficiarios y comunidades
Identificar y caracterizar necesidades.
Priorizar intervenciones y ayudas.
Gestionar ayuda humanitaria.
Gestionar procesos de reparación, recuperación o reconstrucción de viviendas.
Gestionar recuperación de actividades productivas y medios de subsistencia.
Realizar seguimiento a las ayudas entregadas.
Elaborar información estadística, indicadores y reportes de impacto.
Gestionar proyectos, alianzas y cooperación institucional.
7.3. Proveedores, aliados y contratistas
Gestionar relaciones contractuales y administrativas.
Realizar pagos, verificaciones y controles.
Coordinar actividades y proyectos.
Mantener registros de contacto y seguimiento.
Cumplir obligaciones legales y de auditoría.
- Datos sensibles
CCCN Zabaletas evitará recopilar datos sensibles que no resulten necesarios. Dada la naturaleza comunitaria y territorial de sus actividades, algunos programas podrían involucrar información relacionada con pertenencia étnica, condiciones de vulnerabilidad u otros datos sensibles.
Cuando su tratamiento sea necesario, se informará al titular el carácter sensible de la información, se solicitará la autorización explícita cuando corresponda y se adoptarán medidas reforzadas de protección.
- Niños, niñas y adolescentes
El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes tendrá carácter excepcional, deberá responder a su interés superior y respetar sus derechos prevalentes. Cuando se requiera información, fotografías, videos, testimonios o historias de menores, se deberán obtener las autorizaciones y garantías que correspondan.
- Fotografías, videos, audios y testimonios
Las imágenes, grabaciones, audios y testimonios que permitan identificar a una persona serán tratados como datos personales. Su utilización para comunicaciones públicas, campañas, informes o piezas audiovisuales deberá contar con la autorización correspondiente, salvo las excepciones legalmente aplicables.
- Autorización
Salvo las excepciones previstas en la ley, CCCN Zabaletas solicitará autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de datos personales y conservará evidencia de dicha autorización.
La autorización deberá informar, como mínimo, la finalidad del tratamiento, los derechos del titular, la identificación del responsable y los canales habilitados para ejercer esos derechos.
- Derechos de los titulares
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Ser informado respecto del uso dado a sus datos.
Presentar consultas y reclamos.
Solicitar la supresión de los datos o revocar la autorización cuando legalmente proceda.
Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite correspondiente ante CCCN Zabaletas, cuando proceda.
- Procedimiento para consultas
El titular, sus causahabientes o las personas autorizadas podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de CCCN Zabaletas.
Las consultas serán atendidas dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Cuando no sea posible responder dentro de dicho término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que será atendida la consulta, sin exceder los plazos adicionales previstos en la legislación aplicable.
- Procedimiento para reclamos
Cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un posible incumplimiento de las normas de protección de datos, podrá presentar un reclamo ante CCCN Zabaletas.
Los reclamos serán atendidos dentro de un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Si no fuera posible responder dentro de ese término, se informarán los motivos y la nueva fecha de respuesta dentro de los límites establecidos por la ley.
- Contenido mínimo de solicitudes
Nombre e identificación del titular.
Datos de contacto para recibir respuesta.
Descripción de la solicitud, consulta o reclamo.
Documentos o soportes que se consideren pertinentes.
Acreditación de representación cuando la solicitud sea presentada por un tercero.
- Encargados del tratamiento
CCCN Zabaletas podrá contratar proveedores que actúen como encargados del tratamiento para servicios de tecnología, alojamiento, comunicaciones, pagos, analítica, contabilidad, auditoría, asesoría u otras funciones necesarias.
Los encargados deberán tratar la información conforme a las instrucciones de CCCN Zabaletas, mantener la confidencialidad y aplicar medidas adecuadas de seguridad.
- Transferencia y transmisión internacional
Cuando se utilicen proveedores o infraestructuras ubicadas fuera de Colombia, CCCN Zabaletas observará las reglas aplicables a la transferencia y transmisión internacional de datos personales.
- Seguridad y gestión de incidentes
CCCN Zabaletas adoptará medidas razonables para proteger los datos frente a adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso o divulgación no autorizados.
Los incidentes de seguridad serán evaluados, documentados y gestionados de acuerdo con su naturaleza y con las obligaciones que resulten aplicables.
- Conservación y eliminación
Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para las finalidades autorizadas y durante los plazos adicionales exigidos por obligaciones legales, contractuales, contables o de auditoría. Cuando desaparezca la finalidad y no exista obligación de conservación, se procederá a su eliminación o anonimización según corresponda.
- Canal para ejercer derechos
Correo electrónico: consejocomunitariodesabaletas@gmail.com.
Asunto sugerido: “Solicitud de protección de datos personales”.
- Vigencia y actualizaciones
La presente Política rige a partir del 24 de agosto de 2026 y podrá actualizarse cuando existan cambios normativos, operativos, tecnológicos o institucionales. La versión vigente deberá mantenerse disponible en los canales oficiales de CCCN Zabaletas.
DATOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO | DATOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
NIT | 900650757-1
Dirección oficial | KM 74 vía Buga – Buenaventura / Corregimiento Sabaletas – Dabua
Correo de protección de datos | consejocomunitariodesabaletas@gmail.com
Teléfono | 3145121649
Dominio | https://cccnzabaletas.org
Contexto del proyecto
La plataforma de donaciones se orienta inicialmente a apoyar a comunidades afro y campesinas de zonas rurales de Dagua y Restrepo afectadas por la emergencia de 2026, y posteriormente a fortalecer procesos de reactivación económica, desarrollo rural y recuperación productiva.